Passer au contenu principal

Conseils à la profession : Fermeture d’un cabinet médical

Icône d’impression de la page
 

Les documents d’accompagnement Conseils à la profession visent à fournir aux médecins des renseignements supplémentaires et des conseils généraux afin de les aider à comprendre et à mettre en œuvre les attentes définies dans les politiques. Ils peuvent également identifier quelques meilleures pratiques supplémentaires concernant des questions précises sur la pratique.

Les médecins qui ferment leur cabinet médical communiquent souvent avec l’Ordre pour obtenir des conseils sur les mesures qu’ils devraient prendre avant de fermer leur cabinet.  L’Ordre reçoit également des appels de patients qui demandent comment ils peuvent obtenir leur dossier médical, des ordonnances en suspens ou des rapports de laboratoire parce que leur médecin a fermé son cabinet.

Le présent document est destiné à aider les médecins à interpréter leurs obligations telles qu’elles sont énoncées dans la politique sur la fermeture d’un cabinet médical et à fournir des conseils concernant la manière dont ils peuvent s’acquitter efficacement de ces obligations.

Avis

La politique exige que les médecins informent les patients dont les soins sont gérés de façon active. Qu’entend-on par « soins gérés de façon active »?

Il existe des exemples simples où il est clair qu’un médecin gère de façon active les soins d’un patient.  Par exemple, vous voyez le patient régulièrement, même si ce n’est qu’une fois par an.  En outre, la gestion active comprendrait les patients qui sont inscrits dans votre cabinet et qui sont comptabilisés dans le cadre de votre contrat, ou pour lesquels vous rédigez ou renouvelez des ordonnances, ou lorsque vous êtes tenu informé des soins fournis aux patients par d’autres fournisseurs de soins de santé, même si personnellement, vous ne les voyez pas régulièrement.

De même, il existe des exemples simples où il est clair qu’un médecin ne gère pas les soins de façon active. Par exemple, lorsque l’intervention d’un spécialiste auprès d’un patient a déjà atteint sa conclusion naturelle ou prévue avant la fermeture du cabinet, ou lorsque des soins épisodiques sont prodigués dans une salle d’urgence ou une clinique sans rendez-vous. Dans ces situations, il est probable que ni le patient ni le médecin ne s’attende à une relation médecin-patient continue, et la politique ne s’applique donc pas à de tels cas.

Cependant, il existe de nombreux autres exemples et scénarios précis où le jugement professionnel entre en jeu pour déterminer si la politique exige ou pas d’informer les patients.

En plus de les informer directement, quelles autres mesures les médecins peuvent-ils prendre pour s’assurer que les patients sont au courant de la fermeture du cabinet?

Bien qu’un avis direct soit nécessaire pour s’assurer que les patients sont personnellement informés de la fermeture d’un cabinet, les méthodes d’avis suivantes peuvent également s’ajouter à l’avis direct :  

  • un avis imprimé affiché dans le cabinet;
  • le message vocal sortant;
  • un avis publié sur un site Web;
  • une annonce dans un journal.

En plus des patients, de l’OMCO et des hôpitaux, qui d’autre devrais-je informer de la fermeture de mon cabinet?

La politique stipule que les médecins doivent faire preuve de jugement professionnel pour déterminer s’il serait utile d’informer les autres fournisseurs de soins de santé qui participent aux soins du patient. Cela peut inclure les autres médecins, les pharmacies ou les laboratoires auxquels les patients ont souvent recours.  De même, un avis de fermeture de cabinet pourrait également être utile à d’autres, comme le ministère de la Santé et des Soins de longue durée.

Organisation des soins continus

Comment puis-je aider mes patients à trouver un autre médecin pour prendre en charge leurs soins?

La politique exige que les médecins prennent des mesures raisonnables pour faciliter les soins continus. Reconnaître que ce qui est approprié dépend de la raison de la fermeture du cabinet, des besoins du patient et des risques qu’il court si des soins continus ne sont pas organisés, ainsi que des ressources du système disponibles dans la communauté du médecin. Par exemple, les mesures raisonnables ne sont pas les mêmes pour un médecin de famille d’une communauté disposant de ressources abondantes que pour un médecin d’une communauté ne disposant pas de services suffisants, ou pour un médecin qui planifie sa retraite longtemps à l’avance par rapport à une fermeture inattendue due à une maladie.

D’une manière générale, on considère que la meilleure pratique pour les médecins qui prennent leur retraite ou qui déménagent leur cabinet en dehors de leur communauté actuelle est d’essayer de trouver un successeur pour reprendre l’ensemble du cabinet, sinon une partie de celui-ci. Toutefois, l’Ordre reconnaît que pour différentes raisons, cela ne sera pas toujours possible.

Dans les cas où il n’est pas possible de trouver un successeur ou les patients choisissent de ne pas suivre le successeur prévu, les médecins peuvent tout de même aider les patients à trouver un nouveau fournisseur de soins de santé.

Pour de nombreux patients, il suffira de leur fournir des renseignements sur la manière dont ils peuvent accéder à des soins continus, en utilisant les ressources qui figurent sur le site Web de l’Ordre. Cependant, les patients qui peuvent être classés comme ayant des besoins plus élevés ou étant marginalisés ou complexes1 peuvent avoir besoin d’aide supplémentaire pour organiser leurs soins continus.

Dossiers

Si j’organise la reprise de mon cabinet par un successeur, puis-je lui fournir des renseignements sur les patients de mon cabinet?

La Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) autorise les médecins qui sont les dépositaires du dossier médical à divulguer les renseignements personnels sur la santé de leurs patients à un successeur potentiel dans le but de permettre à ce dernier d’évaluer la pratique, à condition que le successeur potentiel s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements2.

Si je meurs, qu’arrive-t-il aux dossiers de mes patients?

Si un médecin décède, le fiduciaire de la succession du médecin est réputé être le dépositaire des dossiers jusqu’à ce que la garde et le contrôle des dossiers soient confiés à une autre personne légalement autorisée à les détenir3.

En cas d’incertitude quant à la personne responsable des dossiers médicaux d’un médecin décédé, un appel à l’ACPM ou au Service consultatif des médecins de l’Ordre peut aider. De plus amples renseignements sur les dossiers médicaux et la fermeture des cabinets sont disponibles dans les ressources énumérées ci-dessous.

Je déménage mon cabinet, quelles sont mes obligations en matière de conservation des dossiers?

Lorsque vous déménagez votre cabinet, vous êtes toujours tenu de respecter les exigences en matière de conservation des dossiers, que vous fournissiez ou non des soins de santé continus à vos patients.  Si vous transférez la garde des dossiers des patients, vous pouvez contacter l’ACPM pour vous assurer que les dispositions que vous prenez pour le transfert et la conservation des dossiers sont conformes à vos obligations en vertu de la Loi de 1991 sur les médecins en ce qui concerne les dossiers et de la LPRPS.

Lorsque vous transférez des dossiers médicaux à quelqu’un qui est légalement autorisé à les détenir, il est bon de consigner les modalités de transfert des dossiers dans un accord écrit. Un accord peut aborder les sujets suivants :

  • L’emplacement des dossiers;
  • L’exigence que le médecin destinataire informe le médecin transférant si les dossiers sont déménagés ou transférés à un autre médecin;
  • Le droit d’accès aux dossiers du médecin transférant dans l’éventualité d’une poursuite civile ou du dépôt d’une plainte à l’Ordre;
  • Le droit d’accès aux dossiers du patient;
  • La période pendant laquelle les dossiers doivent être conservés;
  • L’obligation de protéger la confidentialité des dossiers;
  • La destruction des dossiers.

Limitations à la suite d’une démission, d’une révocation ou d’une suspension

La politique ne traite pas des nouvelles ordonnances rédigées avant la démission, la révocation ou la suspension d’un médecin – sont-elles valides?

Les exigences de la politique visent à informer les patients sur les scénarios les plus probables qu’ils sont susceptibles de rencontrer. L’Ordre des pharmaciens de l’Ontario fournit également des conseils sur ces questions, et leur Feuille de renseignements note que la décision de délivrer ou de renouveler une ordonnance après que le statut d’inscription d’un médecin prescripteur a changé et que le patient n’est plus sous sa responsabilité doit être prise au cas par cas. Par conséquent, un pharmacien devra faire preuve de jugement professionnel lorsqu’il sera confronté à une ordonnance d’un médecin dont le certificat d’inscription n’est plus valide, même s’il était valide au moment de la rédaction de l’ordonnance.

Ressources

Les renseignements ci-dessous fournissent des conseils supplémentaires aux médecins concernant la fermeture d’un cabinet médical.  Les renseignements comprennent : la planification d’une fermeture inattendue (maladie ou décès inattendu), la planification d’une fermeture prévue, ce qu’il faut faire des dossiers médicaux des patients, des modèles de lettres d’avis aux patients, les obligations en matière de protection de la vie privée et d’autres considérations relatives à la gestion du cabinet.

Association canadienne de protection médicale

L’ACPM est un organisme national qui fournit des conseils larges concernant différentes questions médico-légales.  Pour des renseignements propres à l’Ontario, les médecins sont invités à consulter le document de politique et de conseils de l’OMCO concernant la fermeture d’un cabinet médical. Toutefois, l’ACPM offre plusieurs ressources concernant les questions générales qui pourraient être utiles aux médecins.

Par exemple :

Ontario Medical Association

Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario

Ministère de la Santé et des Soins de longue durée

Notes de fin

1. Ces patients comprennent ceux qui ont besoin d’un accès urgent aux soins, et ceux qui souffrent de maladies chroniques, d’un handicap limitant les activités, d’une maladie mentale ou d’autres facteurs socioéconomiques.

2. LPRPS, par. 42 (1).

3. LPRPS, par. 3 (12).