L’OMCO s’acquitte de cet engagement en matière de protection de la vie privée et de confidentialité en se conformant à ses obligations juridiques en vertu de la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées (LPSR) et de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS), et en adoptant volontairement les pratiques énoncées dans le présent Code de confidentialité.

Étendue

Le présent Code s’applique à tous les renseignements que l’OMCO recueille, reçoit, crée, utilise ou divulgue dans l’exercice de ses fonctions réglementaires.

Cela peut inclure des renseignements sur les médecins,¹ les membres du public, ainsi que les employés et les personnes désignées par l’OMCO.

Dispositions législatives

L’OMCO est assujetti à la LPSR et à certains aspects de la LPRPS et a des obligations précises en vertu de chaque loi pour préserver la confidentialité des renseignements.

En ce qui concerne spécifiquement la LPSR, l’OMCO recueille, utilise et divulgue des renseignements conformément à ses objectifs,² et dans le respect de ses obligations de confidentialité, contenues à l’article 36. L’article 36 de la LPSR exige que l’OMCO, y compris toutes les personnes employées, embauchées ou nommées aux fins de ses fonctions de réglementation, et les membres de son corps dirigeant gardent confidentiels tous les renseignements dont ils ont connaissance dans le cadre de leurs fonctions.

L’article 36 contient un certain nombre d’exceptions, qui permettent aux personnes qui agissent au nom de l’OMCO de divulguer des renseignements dans des circonstances particulières.

Principes

Fins auxquelles les renseignements sont recueillis, utilisés ou divulgués

L’OMCO peut recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements afin de s’acquitter de ses fonctions de réglementation et de remplir ses objectifs prescrits par la loi (voir note de fin de texte n^o 2), ou lorsque la loi l’autorise ou l’oblige à le faire.

Les exemples de fonctions de réglementation qui peuvent entraîner la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements comprennent, notamment, la délivrance de certificats d’inscription pour permettre aux médecins d’exercer la médecine, la surveillance et le maintien des normes de pratique par l’entremise de l’évaluation par les pairs et de la remédiation, l’enquête sur les plaintes contre les médecins au nom du public, et la tenue de procédures disciplinaires dans les allégations de faute professionnelle ou d’incompétence des médecins.

Consentement

L’OMCO ne recueille, n’utilise ou ne divulgue des renseignements sans consentement que lorsque la loi l’autorise ou l’oblige à le faire.

Les exemples de situations dans lesquelles l’OMCO est autorisé ou tenu par la loi de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements sans consentement comprennent, notamment, l’évaluation de la pratique d’un médecin par le programme d’assurance de la qualité de l’OMCO, l’enquête sur un médecin et toute autre divulgation de renseignements qui est conforme aux objets de l’OMCO et qui est autorisée en vertu de l’article 36 de la LPSR.

Exactitude

L’OMCO exige que tous les renseignements qu’il reçoit ou recueille auprès d’autres personnes soient exacts. Si l’OMCO a des raisons de croire que des renseignements sont inexacts, il prendra des mesures raisonnables pour en vérifier l’exactitude.

Accès

Conformément à ses obligations juridiques en vertu de la LPSR et de la LPRPS, l’OMCO est tenu de garder confidentiels tous les renseignements dont il a connaissance, et n’est pas autorisé à les communiquer à une autre personne, à moins qu’ils ne soient publics ou que l’OMCO soit tenu ou autorisé par la loi à les partager.

Les renseignements publics comprennent, notamment, les renseignements relatifs à l’inscription des médecins, tels que le nom, l’adresse professionnelle, la catégorie d’inscription et le statut de spécialiste; les conditions ou les restrictions qui ont été imposées au certificat d’inscription d’un médecin; les allégations de faute professionnelle ou d’incompétence qui ont été soumises au Tribunal disciplinaire des médecins et chirurgiens de l'Ontario, mais qui n’ont pas encore fait l’objet d’une décision; et les résultats des procédures disciplinaires ou d’incapacité.

Les particuliers peuvent avoir accès aux renseignements publics sur le site Web de l’OMCO sous l’onglet « Registre public ». Les demandes de renseignements accessibles au public concernant des groupes de médecins ou d’autres renseignements de l’OMCO seront évaluées conformément à l’outil de décision de l’OMCO.

Mesures de protection

L’OMCO prend des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements qu’il reçoit ou crée sont protégés contre le vol, la perte ou toute autre utilisation abusive.

Bien que les mesures de protection particulières mises en œuvre seront adaptées au degré de sensibilité des renseignements, l’OMCO prendra des mesures raisonnables pour s’assurer que :

• les renseignements seront stockés de façon sécuritaire. Il peut s’agir de conserver les renseignements dans des salles de stockage sécurisées ou à accès restreint, de les conserver dans des bases de données protégées par un mot de passe, ou d’exiger une signature lors du retrait des renseignements de l’OMCO.
• les renseignements qui ne sont plus nécessaires seront détruits ou déchiquetés par un service confidentiel et professionnel.
• L’accès au bâtiment de l’OMCO sera limité au personnel de l’OMCO et aux personnes qui ont passé la sécurité.
• Le personnel, les membres du Conseil, les membres des comités et les autres personnes qui travaillent pour l’OMCO sont informés de leurs obligations en matière de confidentialité des renseignements et comprennent l’importance de respecter cette obligation en tout temps.
• La divulgation de renseignements privés ne se fera qu’avec des mesures de protection appropriées concernant les renseignements privés d’un membre, ce qui peut inclure une entente de partage des données.

Ouverture, responsabilité et conformité

L’OMCO s’engage à mettre en œuvre les principes décrits dans le présent Code et à veiller à ce que les membres du public et les médecins soient informés des pratiques de l’OMCO en matière de protection de la vie privée et de confidentialité.

À cette fin, la totalité des documents et des politiques supplémentaires élaborés en rapport avec le présent Code seront disponibles sur le site Web de l’OMCO, ou en contactant directement l’OMCO.

Le registrateur est chargé de veiller à ce que l’OMCO respecte le présent Code de confidentialité et toutes les politiques et procédures connexes. Toute demande de renseignements ou question relative au présent Code peut être adressée au registrateur.

Veuillez communiquer avec l’Ordre pour obtenir de plus amples renseignements sur le Code décrit ci-dessus ou pour toute autre question relative à la protection de la vie privée.

Notes de fin

¹Il peut s’agir de renseignements accessibles au public et de renseignements privés (qui ne sont pas accessibles au public).

²Les objets de l’Ordre sont les suivants :

• Réglementer l’exercice de la profession et régir l’activité des membres; 
• Élaborer et maintenir des normes d’admissibilité; 
• Élaborer et maintenir des programmes et des normes d’exercice pour assurer la qualité de l’exercice de la profession; 
• Élaborer et maintenir des normes pour promouvoir l’évaluation, la compétence et le perfectionnement continus; 
• Élaborer, en collaboration et en consultation avec d’autres ordres, des normes ayant trait à l’exécution d’actes autorisés qui sont fréquents dans l’exercice des professions de la santé; 
• Élaborer et maintenir des normes de déontologie; 
• Aider les particuliers à exercer leurs droits en vertu des dispositions législatives; 
• Appliquer les dispositions législatives; 
• Promouvoir et améliorer les rapports entre l’Ordre et ses membres, d’autres ordres de professions de la santé, des intervenants clés et le public; 
• Promouvoir une collaboration interprofessionnelle avec les autres ordres de professions de la santé; 
• Élaborer et maintenir des normes et des programmes afin de promouvoir l’aptitude des membres à s’adapter aux changements qui se produisent au sein de leur profession, aux avancées technologiques et à d’autres questions d’actualité. 
• Poursuivre tout autre objet ayant trait aux soins des êtres humains que le conseil juge souhaitable. 
• Par. 3 (1) du Code des professions de la santé